عنوان :

مقاله اصول مدیریت و کنترل پروژه ها

تعداد صفحات :۱۸

نوع فایل : ورد و قابل ویرایش

چکیده

در این مقاله درباره اصول مدیریت و کنترل پروژه ها و مراحل آن توضیح می دهد.

وظایف اصلی مدیریت پروژه را می توان ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت­ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه دانست.

در ایجاد این هماهنگی الزاماً محدودیت­های زمانی، بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و سایر منابع و امکانات، همچنین محدودیت­های مربوط به کیفیت کارهای قابل اجرا و روشهای اجرای آنها، قوانین و مقررات حاکم بر محیط و بسیاری از محدودیت­های دیگر که به نوعی با فازهای مختلف پرو‍ژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار می­گیرند.

برای انجام وظایف، مدیر احتیاج به برنامه­ریزی، سازماندهی،‌ رهبری و کنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلی که باید مدنظر بوده و پاسخی برای آنها تهیه شود عبارتند از:

۱-   مقادیر (کمیتها) را چگونه باید تعیین نمود؟

۲-   آیا از منابع و امکانات به صورتی کارآ و موثر استفاده می­شود؟

مدیریت پروژه می­تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی، پیشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاستها، روشها و برنامه­ها اقدام نماید و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات، تغییراتی به وجود آورد. بدیهیست ایجاد تغییرات در داده­ها، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه­ها، برنامه­ریزی­ها با دقت کافی انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغییرات در داده­ها، در میزانی اندک، قابل اغماض باشد.

واژه های کلیدی: پروژه، مدیریت، مرحله نظری، مرحله طرح، مرحله اجرا

فهرست مطالب

قسمت اول   ۱
۱ – تعریف پروژه   ۱
اصول مدیریت و کنترل پروژه ها   ۳
قسمت دوم   ۳
مرحله نظری   ۵
مرحله طرح و برنامه ریزی   ۸
مرحله اجرا   ۱۰
وظایف مدیریت پروژه   ۱۲

قسمت اول

۱ – تعریف پروژه

       یک پروژه را می­توان به صورت زیر تعریف کرد: مجموعه­ای از فعالیتها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می­گیرند. پروژه­ها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهایی معین، با هزینه­هایی معین و کیفیتی تعیین شده، اجرا بشوند. پروژه­ها ممکن است کارهایی باشند که انجام آنها در فواصل زمانی مشخصی لازم می­شود. مثلاً: بستن حسابهای کارخانه در انتهای سال مالی، تعمیرات اساسی یک پالایشگاه (Overhall) هر دو سال یک بار و … همینطور ممکن است پروژه­ها شامل کارهایی باشند که فقط یک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه­های ساختمانی، عمرانی، توسعه سازمان، پروژه­های تحقیقاتی و یا …

 با توجه به آنچه که گفته شد، اموری نظیر: تشکیل یک سمینار، تالیف و یا انتشار یک کتاب، راه­اندازی یک کارخانه، تولید یک محصول جدید، اجرای یک برنامه فضایی، انجام یک عمل جراحی پیوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می­گیرند، هر یک به خودی خود عبارت از یک پروژه می­باشند.

۲ – سازمان یک پروژه

برای دستیابی به هدف یا منظور یک پروژه، لازم است سازمانی برای اجرای فعالیت­های لازم تشکیل گردد. این سازمان باید دارای منابع و امکانات کافی و مناسب برای اجرای پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده­ها (ورودی­ها) به سازمان وارد می­شوند. سیاستها، روشها و برنامه­های اجرای کارها نیز جزئی از داده­های ورودی به سازمان می­باشند. امور مدیریت و کنترل، عبارت از کاربرد صحیح و مناسب منابع و امکانات برای اجرای فعالیت­ها به منظور دستیابی به اهداف پروژه می­باشد. این منظور یا هدف نهایی عبارت از ستاده­های (خروجی­های) سازمان بوده و شامل عواملی است که سازمان برای دستیابی به آنها تشکیل شده و فعالیتهای لازم را با کاربرد ورودیها به اجرا درآورده است. برای داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پیشرفت کارها، و مقایسه بازده عملی سازمان با آنچه که برنامه­ریزی شده، و یا در چارچوب سیاستها و خط­مشی­ها تبیین شده است، لازم است اطلاعات مناسبی از نحوه پیشرفت کارها به مدیریت برسد. این اطلاعات می­تواند نشان دهنده عواملی نظیر تاریخهای عملی اجرای مراحل مختلف کارها، نیروی انسانی و هزینه صرف شده، کیفیت کارهای انجام شده و سایر آگاهی_­هایی که می تواند مدیریت را در تصمیم­گیری برای اجرای مراحل بعدی پروژه یاری نماید باشد.

برای اینکه چنین اطلاعاتی، به طور مرتب و به شکلی مناسب به مدیریت برسد، تشکیل یک سیستم اطلاعات بازتابی، به عنوان بخشی از سازمان پروژه، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می­باشد. سیستم اطلاعات بازتابی، با برقراری یک کانال ارتباطی بین ستاده­ها (خروجی­ها) و مدیریت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده­ها برداشت نموده و به مسئولین اجرای پروژه بازتاب میدهد.

 مدیریت پروژه می­تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی، پیشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاستها، روشها و برنامه­ها اقدام نماید و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات، تغییراتی به وجود آورد. بدیهیست ایجاد تغییرات در داده­ها، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه­ها، برنامه­ریزی­ها با دقت کافی انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغییرات در داده­ها، در میزانی اندک، قابل اغماض باشد.

اصول مدیریت و کنترل پروژه ها

قسمت دوم

 ۳- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

 مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و … امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه_­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، …………..

۳- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

دوره زمانی یک پروژه را از لحظه­ای که موضوع اجرای آن، به صورت یک نظریه، در فکر پایه­گذاری می­شود تا آن لحظه که پروژه تکمیل شده و هدف نهایی آن حاصل می­گردد، می­توان به چند مرحله متمایز تقسیم نمود. تقسیم­بندی دوره زمانی یک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگی به نوع و طبیعت پروژه­هایی که برنامه­ریزی می­شوند نداشته و این تقسیم­بندی معمولاً بر اساس نوع و خصوصیات فعالیت­های لازم در هر یک از مراحل اجرای پروژه انجام می­گیرد.

به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمایز، قابل تعریف می­باشد. این چهار مرحله عبارتند از:

مرحله ۱- مرحله نظری

مرحله ۲- مرحله طرح و برنامه­ریزی

مرحله ۳- مرحله اجرا

مرحله ۴- مرحله پایانی (اختتام)

طول مستطیل­ها نشان دهنده زمانهای نسبی برای اجرای فاز­های پروژه می­باشد. طول مستطیل­ها در مواردی می­تواند نشانگر سایر عوامل، نظیر بودجه یا نیروی انسانی برای اجرای مراحل مختلف باشد. بدیهی است که زمانهای لازم در فازهای مختلف یک پروژه، بستگی به طبیعت و خصوصیات پروژه دارد. هر یک از مراحل پروژه، اندکی زودتر از تکمیل فاز پیشین خود آغاز شده­اند. در ادامه، هر یک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضیح داده می­شوند.

 مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و … امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه_­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، ممکن است مربوط به یک سازمان دولتی، یک موسسه خصوصی و یا یک شخص حقیقی باشد. در هر یک از این شرایط، رد فاز نظری باید روشهای تقریباً یکسانی برای اجرای این پروژه دنبال شوند.

صاحب کار، نظرات و خواسته­های خود را برای مشاور طرح توضیح می­دهد. وظیفه مشاور، آن است که نظرات و خواسته­های صاحب کار را به طور دقیق، دریافت و امکانات ایجاد طرحی برای برآورد خواسته­های صاحب کار را مورد بررسی دقیق قرار دهد. در صورتی که شرایط لازم برای اجرای طرح وجود داشته و اجرای طرح از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزینه­های مختلف برای اجرای پروژه را طراحی نموده و نکات مثبت و منفی هر یک از گزینه­ها را جهت صاحب کار مشخص می­نماید. طرحهایی که در این مقطع توسط مهندس مشاور تهیه می­شوند، همانگونه که بیان شد، دارای جزئیات کاملی به آن میزان که بتوان با استفاده از نقشه­های تهیه شده، ساختمان را بنا نمود، نمی­باشند. اطلاعاتی که در این مرحله از نقشه­ها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودی از جزئیات هستند که بتوانند پروژه را بخوبی تعریف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختمانی مورد مثال، این اطلاعات می­توانند شامل مطالب زیر باشند:

–            تعیین محل اجرای پروژه

–            حجم کارها (سطح زیربنا، تعداد طبقات، …)

–            نوع اسکلت (فلزی، بتون مسلح، …)

–            انواع سرویسهای تاسیساتی (روش تامین حرارت یا برودت، آب آشامیدنی، فاضلاب، برق، …)

–            برآورد منابع مالی، نیروی انسانی، مواد و مصالح و تجهیزات لازم

–            برنامه زمان­بندی مقاطع مختلف اجرای کار

صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنین با سنجش امتیازات یا اشکالات مربوط به گزینه­های مختلفی که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزینه­ای را که جمعاً دارای امتیازات بیشتری باشد انتخاب می­نماید. با این انتخاب، فعالیت­های مربوط به فاز اول پروژه پایان یافته و پروژه برای شروع فعالیت­های فاز دوم آماده شده است.

جهت دریافت و خرید متن کامل مقاله و تحقیق و پایان نامه مربوطه بر روی گزینه خرید انتهای هر تحقیق و پروژه کلیک نمائید و پس از وارد نمودن مشخصات خود به درگاه بانک متصل شده که از طریق کلیه کارت های عضو شتاب قادر به پرداخت می باشید و بلافاصله بعد از پرداخت آنلاین به صورت خودکار  لینک دنلود مقاله و پایان نامه مربوطه فعال گردیده که قادر به دنلود فایل کامل آن می باشد .