عنوان :

مقاله ساختار سازمانی

تعداد صفحات : ۳۹

نوع فایل : ورد و قابل ویرایش

چکیده

در این مقاله به بررسی ساختار سازمانی  می پردازد. هنگامی که درصدد طرح ریزی ساختارسازمان بر می آیند یابد به شش عامل یا رکن اصلی توجه کنند. اینها عبارت انداز : تقسیم کار ،گروه بندی کارها، زنجیره فرماندهی، حوزه یا قلمرو کنترل، تمرکز و عدم تمرکز و سرانجام رسمی نمودن کارها .

گروه ها از نظر انسجام ، یعنی میزان جذبشان به یکدیگر وانگیزششان برای ماندن در گروه با هم تفاوت دارند . مثلاً بعضی از گروه های کاری به این خاطر منسجم اند که اعضا مدت مدیدی را با هم سر کرده اند ، یا کوچک بودن گروه تعامل بیشتر را تسهیل می بخشد ، یا گروه دچار تهدید خارجی شده است واعضا به هم دیگر نزدیک شده اند (انسجام از آن جهت مهم است که معلوم شده است با بهره وری گروه ارتباط دارد ) .

تحقیقات به طور مستمر نشان می دهد که ارتباط انسجام وبهره وری به هنجارهای مرتبط با عملکرد که به وسیله گروه وضع شده است مربوط می باشد . هر قدر گروه منسجم تر باشند ، اعضا بیشتر از اهداف آن پیروی می کنند . اگر هنجارهای مربوط به عملکرد بالا باشد (مثلاً بازده بالا، کار با کیفیت ، همکاری با افراد خارج از گروه ) گروه منسجم از گروهی که انسجام کمتری دارد بهره ورتر است . اما اگر انسجام بالا باشد وهنجارهای عملکرد پایین ، بهره وری پایین خواهد بود . در صورتی که انسجام پایین وهنجارهای عملکرد بالا باشد ، بهره وری افزایش می یابد ، اما کمتر از موقعیت هایی که انسجام بالا و هنجارها هم بالا است . در مواردی که انسجام وهنجارهای مربوط به عملکرد هر دو پایین باشند تأثیر وجهی بر بهره وری نخواهد داشت .

واژه های کلیدی: ساختار سازمانی، تقسیم کار ،گروه بندی کارها، هنجارها، انسجام، شیوه دلفین، شیوه گروه اسمی

فهرست مطالب

ساختار سازمانی    ۱
تقسیم کار    ۱
گروه بندی کارها    ۴
گروه و مدیریت گروه در سازمان    ۸
تعریف و تقسیم بندی گروه ها    ۸
مفاهیم زیر بنایی گروه :    ۱۱
هنجارها    ۱۳
انسجام    ۱۶
اندازه گروه    ۱۸
ترکیب گروه ها    ۲۰
مقام    ۲۱
تصمیم گیری گروهی    ۲۲
فرد در مقابل گروه    ۲۳
گروه اندیشی وتغییر موضع گروهی    ۲۵
گروه اندیشی    ۲۵
تغییر موضع گروهی    ۲۸
انتخاب بهترین فن تصمیم گیری گروهی    ۲۹
شیوه گروه اسمی    ۳۰
شیوه دلفین    ۳۱
اشارات ضمنی برای مدیران    ۳۲
منابع و مآخذ :    ۳۶

 منابع و مآخذ :

۱٫ Alan Clark, “Chart work”, quality world, Jan 2007.

 ۲. مایکل پورتر، «استراتژی رقابتی»، ترجمه جهانگیر مجیدی و عباس مهرپویا، نشر رسا، ۱۳۸۴.

 ۳. دیو اولریش، ویک بروک بانک، «طرح ارزش آفرینی منابع انسانی»، ترجمه مسعود بینش، افشین دبیری و رضا قرائی پور، نشر آهار، ۱۳۸۵.

ساختار سازمانی

با استفاده از ساختار سازمانی[۱] کارها به صورت رسمی تقسیم ، گروه بندی و هماهنگ می شود. برای مثال ، از گذشته های دور شرکت جانسون اند جانسون فعالیتها را به واحد های نیمه  مستقل واگذار کرده ، امور را برحسب نوع محصول سازماندهی نموده وبه مدیران واحدهای مختلف آزادی عمل نسبی(از نظر تصمیم گیری) داده است.

هنگامی که درصدد طرح ریزی ساختارسازمان بر می آیند یابد به شش عامل یا رکن اصلی توجه کنند. اینها عبارت انداز : تقسیم کار ،گروه بندی کارها، زنجیره فرماندهی، حوزه یا قلمرو کنترل، تمرکز و عدم تمرکز و سرانجام رسمی نمودن کارها .

تقسیم کار

درنخستین سالهای قرن بیستم،هنری فورد ازطریق تولید اتومبیل به وسیله یک خط مونتاژ به شهرت و ثروت زیادی رسید. به هرکارگر شرکت کاری خاص و تکرای واگذارشده بود، برای مثال یکنفر تنها باید چرخ جلو سمت راست را به اتومبیل وشخصی دیگر درجلوی سمت راست را نصب نماید. با تقسیم کارها و به استاندارد درآوردن آنها، که می بایستی بارها وبارها تکرار شود، شرکت توانست با نرخ یا سرعت بسیاربالایی اتومبیل تولید کند و هرکارگر مهارت محدود و ویژهای داشت.

فورد نشان داردکه اگرکارگران در کاری خاص تخصص پیدا کنند کارایی به میزان زیای افزایش می یابد . در زمان کنونی برای بیان تقسیم بندی کارها به اجزای کوچک تر از عبارت یا اصطلاح «تقسیم کار»[۲] استفاده می کنند.

مقصود از تقسیم کار این است؛ به جای این که تمام کار به وسیله یک نفر انجام شود باید آن را به مراحل متعدد تقسیم کرد و هر مرحله را به عهده فردی خاص گذاشت . در واقع، افراد تنها درانجام بخش محدود یا خاصی ازکار تخصص پیدا می کنندو نه درهمه کارها.

درآخرین سالهای دهه ۱۹۴۰، بیشتر شرکتهای تولیدی و شرکتهای صنعتی ،کارها رابه صورتی دقیق تقسیم کردند. مدیریت این را به عنوان وسیله ای مناسب برای به کارگیری مهارت کارکنان ، به صورتی کارا ، مورد توجه قرارداد. دربیشتر سازمانها ،تعدادی ازکارها به مهارتهای زیادی نیاز دارندو برخی از آنها را می توان به وسیله افراد آموزش ندیده انجام داد. مثلاً اگر قرار باشند، همه افرادی که دریک واحد تولیدی کار می کنند مهارتهای لازم را داشته باشند، درآن صورت به استثنای مواردی که نوع کار(که حقوق بالایی می گیرند) باید به کارهایی مشغول شوندکه کارگران ساده وبدون مهارت از عهده انجام آنهابر می آیند. درچنین وضعی سازمان باید برای انجام کارهای ساده حقوق بسیاربالایی بپردازد و درنتیجه نمی تواند ازمنابع موجود به صورتی مؤثر وبا راندمانی بالا استفاده کند(درنتیجه سازمان عدم کارایی خواهد داشت).

اگر کارها تقسیم شوند،سازمان می تواند در بسیاری از موارد کارایی خود را بالا ببرد یا مانع از عدم کارایی شود.کارگر یا کارمند در اثر تکرار ،مهارت لازم رابرایانجام کارها کسب می کند. او پس از انجام یک کار (کنار گذارن اسباب و لوازم) و پرداختن به مرحله دیگری ازکار، وقت کمتری را از دست می دهد. مسأله مهم دیگر این است که از دیدگاه سازمانی آموزشهای تخصصی از کارایی بالایی برخوردارند. یافتن وآموزش دادن افراد برای انجام کارهای خاص وتکراری چندان مشکل نیست وهزینه کمتری باید برای آن صرف کرد. سرانجام این که ، ازطریق تشویق به ابتکار عمل واختراع دستگاههای جدید، تقسیم کار می تواند موجب افزایشکارایی گردد.

درنیمی از سالهای این قرن، مدیران، تقسیم کار را به عنوان یک منبع بی پایان برای تولید یا بهره وری فزاینده می دانستند. آنها تاحدی درست می اندیشیدند ، زیرا تخصص به میزان زیادی کاربرد داشت و درسایه مهارتهایی ویژه ، تولید و بهرهوری، افزایش می یافت . ولی در دهه ۱۹۶۰ مدارک و شواهدی به دست آمد که موجب کاهش کارایی (عدم صرف جویی اقتصادی ) می شد وبه  صورت خستگی ، کسالت ،تنش ،کاهش تولید، کیفیت ضعیف، افزایش میزان غیبت و جابه جایی زیاد کارگران متجلی گردید و این بیش از صرفه جویی های اقتصادی بود . درچنین مواردی مدیران می توانستند با گسترش دامنه فعالیتهای شغلی کارایی را افزایش دهند. گذشته از این ، برخی ازشرکتها به این نتیجه رسیدند که اگر به افراد کارهای مختلفی را واگذار کنند وبه آنها اجازه بدهند تمام کار را یک تنه انجام دهند یا آنها رابهصورت تیم هایی درآورند که فرد درون آن بتواند با استفاده ازمهارتهای مختلف کارهای گوناگون انجام دهد، بازده، تولید، و بهره وری افزایش می یابد و درنتیجه رضایت شغلی کارکنان هم بیشتر می شود.

اگر چه در زمانی کنونی همه مدیران تقسیم کار را پدیده ای منسوخ شده به حساب نمی آورند، ولی آن را به عنوان یک منبع پایان ناپذیر افزایش تولید هم تلقی نمی کنند. آنهادریافته اند که دربرخی ازموارد تقسیم کارموجب صرفه جویی های اقتصادی می شود واگر در این را ه زیاد روی کنند مسائل و مشکلاتی به بار خواهد آمد. برای مثال ، می توان مشاهده کرد که درساندویچ فروشی مک دونالد کارکنان دارای مهارتهای مختلف درفروش، بسته بندی و عرضه محصول هستند و دربسیاری از سازمانهای بهداشتی هم افرادی را مشاهده می کنیم که دارای تخصص های مختلف می باشند.

 ازسوی دیگر برخی از شرکتها(برای مثال : شرکت ساترن) توانسته اند باگسترده تر نمودن دامنه کارها و کاهش تخصص به موفقیت های چشم گیری دست یابند.

گروه بندی کارها[۳]

پس از تقسیم کارها ، سازمان باید مجموعه ای از کارها را دریک گروه قراردهد و سپس گروهها را هماهنگ نماید . از این رو ،سازمان از طریق تشکیل وایر با گروههای ویژه، کارها را به گروههای مختلف و تا حدی تخصصی تقسیم می کند.

یکی از راههای شناخته شده این است که کارها را برحسب وظیفه گروه بندی کرد. مدیر یک واحد تولیدی، کارهای واحد را به صورت زیر طبقه بندی می کند: مهندسی، حسابداری،تولید ، کارگزینی وخرید. بدیهی است که تشکیل دوایر برحسب نوع وظیفه در بسیاری از سازمانها کارساز واقع می شود. وقتی هدفها و فعالیتهای سازمان تغییر میکند فقط کافی است گروه بندی جدیدی به عمل آید . امکان دارد یک بیمارستان دوایری را برای کار پژوهش ، مراقبت از بیماران، حسابداری و از این قبیل به وجد آورد. مزیت عمده چنین شیوه گروه بندی این است که می توان با دسته بندی کردن افراد متخصص برمیزان کارایی افزود چون کارها در دست دوایر مختلف قرار گیرد، سازمان می تواند با گماردن افرادی که دارای مهارتهای مشابه هستند(درواحد های مشابه) به گونه های مختلف صرفه جویی ها اقتصادی کند.

با توجه به نوع محصول هم می توان کارها را گروه بندی کرد و دوایری به وجود آورد برای مثال، در شرکت فراورده های نفتی سان، هریک از سه گروه محصول عمده شرکت (سوخت،روغن و داروهای شیمیایی) زیر نظر یک مقام مسئول و یک معاون قرار دارد که وی درآن کار متخصص بوده و مسئول همه کارهایی است که درآن خط تولیدی انجام می شود. برای مثال، هریک ازآنان مسئول تولید و بازاریابی گروه مربوطه می باشند. از مزیتهای اصلی این شیوه گروه بندی، بالا بردن میزان مسئولیت در مورد عملکرد است، زیرا همه فعالیتهای مربوط به یک محصول خاص زیر نظر و هدایت یک مدیر قرار می گیرد. اگرکارهای یک سازمان به صورت ارائه خدمات باشد(و نه تولید محصول) می توان گروههای مستقلی تشکیل داد. برای مثال، دریک سازمان حسابرسی دوایری برای امور مالیاتی ،مشاوره ،حسابرسی و از این قبیل وجود دارد. هریک خدمات مشخصی ارائه می کندو هرمجموعه از کار زیر نظر یک مسئول یا مدیر واحد اداره می شود.

همچنین سازمانها فعالیتهای خود را برمبنای منطقه جغرافیایی هم گروه بندی می کنند . برای مثال: برخی از سازمانهای بزرگ برای منطقه های غرب ، جنوب، غرب میانه وشرق(آمریکا) مدیرهای فروش جداگانه دارند . در واقع هر یک از این منطقه ها به صورت دایره ای سازمان است که بر اساس منطقه جغرافیایی ، پراکنده باشد درآن صورت یکی از راههای مناسب برای گروه بندی کارها این است که آنها را برحسب منطقه های جغرافیایی گروه بندی کرد.

شرکت نورد ولوله رینالدر که درنیویورک قرار دارد، دوایر تولیدی خود را برحسب فرایند تولید تعیین کرده است. این دوایر عبارت اند از : ریخته گری، قالب بندی ، پرداختو کنترل ، بسته بندی و حمل. این نمونه از سازمانی است که دوایر آن برحسب فرایند تولید سازمان یافته اند و هرواحد در بخش خاصی از تبدیل آلومینیم به نورد و لوله تخصص دارد.    فلز وارد یک کوره بزرگ می شود، سپس به دایره منگنه ارسال می گردد در آنجا به لوله تبدیل می شود، سپس لوله ها را به واحد مربوطه می فرستند تا درآنجا شکل و اندازه آنها تعیین گردد و سرانجام آن را به واحد پرداخت می فرستند و لوله ها به اندازه های مشخص بریده و صیقل داده می شوند و درمرحله نهایی مورد باررسی و کنترل قرارگرفته و به واحد حمل تحویل می شوند. ازآنجا که در هریک از این مراحل باید مهارتهای مختلفی داشت، این روش مبنایی را به دست می دهد که می توان بر آن اساس فعالیتهای همگون را در یک گروه قرار داد.