عنوان :

مقاله ERP و اثرات پیاده سازی آن در حوزه حسابداری

تعداد صفحات : ۴۰

نوع فایل : ورد و قابل ویرایش

چکیده

در این مقاله آثار پیاده سازی ERP ، بر برخی حوزه های حسابداری ، همچون ویژگی های کیفی اطلا عات حسابداری ، بودجه بندی سرمایه ای ، اظهار نظر تحلیل گران مالی و مسئولیت پاسخ گویی مورد بررسی قرار می گیرد .

 ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد .لیکن پیاده سازی ERP ، نیازمند سرمایه گذاری کلانی می باشد و بازدهی آن نیز مستلزم گذشت زمانی بین یک تا سه سال است. طبق نتایج برخی از این تحقیقات ، پیاده سازیERP  ، موجب افزایش مربوط بودن اطلاعات حسابداری و تا حدودی کاهش قابلیت اتکای آنها می شود .ERP  همچنین ، مسئولیت پاسخگویی کارکنان در سازمان را به سطحی بالاتر ارتقاء می دهد و ابزار مناسبی جهت پاسخ خواهی از مدیریت ارشد شرکت فراهم می آورد .

ERP  با ارائه یک شیوه منفرد به شرکت جهت انجام هر وظیفه، بخش های گسترده و واحدهای عملیاتی مستقل آن شرکت را تحت یک سیستم واحد، یکپارچه می سازد. البته شناخت دقیق نحوه تنظیم کلیه کلیدها در جداول، مستلزم شناخت دقیق فرآیندهای فعلی انجام کسب و کار شرکت می باشد. در این سیستم، همزمان با تنظیم جداول، فرآیندهای کسب و کار شرکت نیز به شیوه ERP، مهندسی مجدد می شوند. اکثر سیستم های  ERP، به شکل سیستم پوسته ای نیستند که در آن، مشتری باید به طور مفصل نحوه تنظیم رویه های کاربردی را تعیین نماید و هزاران تصمیم بگیرد که هر کدام نحوه رفتار سیستم را متناسب با فعالیت های کسب و کار تحت تأثیر قرار می دهند. اکثر سیستم های ERP، از قبل پیکره بندی شده اند و در کنار آن، این امکان فراهم می باشد که مشتری بتواند صدها (بلکه هزاران) تنظیم رویه ای را ایجاد نماید

 واژه های کلیدی : ERP ، سیستم مدیریت منابع بنگاه ، پیاده سازی ERP ، اثر  ERPبر حسابداری

فهرست مطالب

چکیده مطلب :    ۰
مقدمه    ۱
بخش اول : تشریح ابعاد مختلف ERP    ۲
۱- ERP چیست؟    ۲
۲- سابقه تاریخی ERP    ۳
۳- چرا سازمان ها به ERP نیاز دارند؟    ۷
۴- ERP و فرهنگ سازمانی    ۷
۵- ERP و فرآیندهای سازمانی    ۸
۶- ERP و تکنولوژی    ۸
۷- ERP و تصمیم گیری مدیریت    ۹
۸- پیاده سازی ERP    ۱۰
۱-۸ انواع روشهای پیاده سازی ERP    ۱۰
۲- ۸  فازهای عملیاتی استقرار سیستم ERP    ۱۱
۹- ERP چگونه عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشد؟    ۱۲
۱۰- سازگاری ERP با تجارت الکترونیکی    ۱۴
۱۱- مقایسه سیستم های ERP با سیستم های اطلاعاتی متعارفIS  :    ۱۴
۱۲- مزایای ERP    ۱۵
۱۳- معایب ERP    ۱۶
۱۴- اجرای یک پروژه ERPچه مدت به طول خواهد انجامید؟    ۱۷
۱۵- اجزای تشکیل دهنده ERP    ۱۸
۱۶- مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR ) و ERP    ۱۸
۱۷- پیکربندی نرم افزار ERP    ۱۹
۱۸- هزینه های واقعی ERP چقدر است؟    ۱۹
۱۹- هزینه های پنهان ERP کدامند؟    ۲۰
۲۰- برگشت سرمایه گذاری روی ERP چگونه خواهد بود؟    ۲۱
۲۱- چرا اغلب پروژه های ERP شکست می خورند؟    ۲۲
۲۲- ارزیابی فروشندگان نرم افزارهای ERP    ۲۲
بخش دوم : اثرات پیاده سازی سیستمهای ERP در حوزه حسابداری    ۲۵
۱- اثر پیاده سازی سیستمهای ERP بر قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری    ۲۶
۲- اثر پیاده سازی سیستمهای ERP  بر حسابداری مدیریت    ۲۸
۳- عکس العمل تحلیل گران مالی به طرح های پیاده سازی ERP    ۲۹
۴- مسئولیت پاسخگویی و ERP    ۳۰
جمع بندی    ۳۱
منابع فارسی :    ۳۲
منابع انگلیسی :    ۳۲

منابع فارسی :

۱)      امینی ، بهرام ، E.R.P ، نشریه فولاد ، شماره ۱۰۶ ، ۱۳۸۲

۲)       پیروزفر ، شهناز ، اصول ERP ، پارستل ،، ۱۳۸۴

۳)      حسابرس ، سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه ، حسابرس ، پاییز ۱۳۸۳

۴)      روش ، ERP  آشوب یا پایداری کسب و کار ، ماهنامه مهندسی صنایع(روش) ، شماره ۸۵ ، خرداد ۱۳۸۳

۵)      زارع ، فخری ، در سازمانهای فاقد سیستم ERP مدیران در گدار تصمیم گیری ، پول ، ۱۵/۱۲/۱۳۸۳

۶)      زرگر ، محمود ، اصول و مفاهیم فن آوری اطلاعات ، چاپ اول ، فصل پنجم، تهران ، انتشارات بهینه ، ۱۳۸۲

۷)      عبدی ، حمید ، از حسابداری تا ERP ، صنعت هوشمند ، شماره ۴۶ ، فروردین و اردی بهشت ۱۳۸۳

۸)      کاوا رایانه ، آشنایی با سیستم های ERP ، علم الکترونیک و کامپیوتر ، دی ۱۳۸۲

 منابع انگلیسی :

۱)     Brazel- Joseph F / ( North Carolina State University) & Li Dang /( Oregon State University) ، The Effect of ERP System Implementations on the Usefulness of Accounting Information،October 2005

۲)     Chen – Injazz j ، planning for ERP systems : analysis and future trend ، business processe management journal ، Vol.7 ، No. 5 ، ۲۰۰۱

۳)     Hunton – James E & Ruth Ann McEwen & Benson Wier ، The Reaction of Financial Analysts to Enterprise Resource Planning (ERP) Implementation Plans ، Social Science Research Network Electronic Paper Collection ، ۲۰۰۲

۴)     Spraakman Gary ، The impact of enterprise resource planning systems on management accounting:Some Canadian findings and suggestions for future research ، York University،  December 2005

۵)     van Everdingen ، Yvonne M & Eric Waarts ، A multi-country study of the adoption of ERP systems:The effect of national culture ، ERIM report series research in management ، ۲۰۰۳

مقدمه

“واحد بازرگانی و فروش با ما هماهنگ نیست!! واحد تولید اطلاعات خود را به موقع در اختیار ما قرار نمی دهد و به همین علت سیستم بهای تمام شده ما هیچ گاه به روز نیست. چرا ما در هر لحظه از زمان نمی دانیم چه مقدار موجودی کالای آماده برای فروش داریم؟ و یا وضعیت تسهیلات دریافتی شرکت و سود تضمین شده آنها در حال حاضر چگونه است؟ و … “

اینها شاید تنها قسمتی از اعتراضات به حق حسابداران حرفه ای در دنیا تجارت امروز باشد که بایستی به آن مسائل و مشکلات سایر واحدهای شرکت و در رأس آن مدیریت ارشد سازمان را نیز افزود.تمامی این سئوال ها و احساس نیازهای جدید، با گسترش بیشتر حوزه های تجارت و فشردگی رقابت در بازارهای جهانی، ابعاد مهمتری به خود گرفته و عرصه را بر شرکت های بزرگ تنگ تر کرده است. تمامی این مسائل و مشکلات، ضرورت پیاده سازی سیستمی را مطرح می سازد که امکان مدیریت صحیح و یکپارچه بر کل منابع سازمان را فراهم کند.

یکی از آخرین فن آوری های اطلاعات در زمینه تحول جریان اطلاعات سازمانی،که با اعمال IT در تمام مراحل فعالیتهای یک بنگاه اقتصادی و برقراری تبادلات منطقی بین منابع مختلف سازمان، توانسته است پاسخی مناسب به ضرورت فوق الذکر بدهد ، (ERP)[i] است.  ERP مفهومی فراتر از معنای لغوی واژگان تشکیل دهنده آن دارد. « البته شکی نیست که همه چیز در حوزه سازمان یعنی کلمه Enterprise ختم می شود، لیکن دو کلمه Resource و Planning در تفسیر و استنباط ERP نقش مهمی ندارند. ERP تمام بخشها و وظایف آنها در سرتاسر شرکت را در یک سیستم رایانه ای ، یکپارچه می کند . به نحویکه نیازهای خاص تمام بخشهای سازمانی در این سیستم پشتیبانی می شوند.»    ( زرگر ،۱۳۸۲، ۲۴۹)

نگارندگان این مقاله سعی دارند در ابتدا با تشریح ابعاد مختلف ERP ، به یک مفهوم دقیق و عمیق در این رابطه دست یابند و سپس با تشریح پیاده سازی این سیستم، اثرات آن را در حوزه حسابداری بررسی کنند . لیکن از آنجایی که وسعت بحث بسیار گسترده می باشد ، بررسی های صورت گرفته در این مقاله معطوف به حوزه های خاصی از حسابداری می باشد که عبارتند از : قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری ، مسئولیت پاسخگویی ، حسابداری مدیریت ( بحث بودجه بندی سرمایه ای ) و واکنش تحلیل گران مالی و حسابداری به پیاده سازی ERP

 بخش اول : تشریح ابعاد مختلف ERP

۱- ERP چیست؟

« ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد . یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم ERP ثبت و در اختیار تمام بخشهای مربوطه در شرکت قرار می گیرد. به همین دلیل ERP را یک نرم افزار Back – Office می نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان (معروف بهFront – Office) کاری ندارد. وظایف اخیر امروزه به عهده سیستمهای [ii]CRM است . البته برخی شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه می کنند.» ( زرگر ،۱۳۸۲، ۲۴۸)

  ERPبا ایجاد بسته اطلاعاتی مناسب و تغییر نگرش و فرهنگ سازمانی به همراه بهینه سازی روندها و چالاکی حاصل از بستر فراهم شده ، امکان برنامه ریزی طبق شرایط سازمان را فراهم می سازد. به این ترتیب سازمان خواهد توانست به طور یکپارچه در راستای ایجاد مزایای رقابتی، افزایش درآمد و تحقق اهداف سازمانی گام بردارد . «سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه، سیستمهای کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند و به جای آنها تنها یک برنامه نرم افزاری یکنواخت شده قرار می دهد که از چند زیرمجموعه نرم افزاری که تقریباً شبیه سیستمهای قدیمی است تشکیل شده است. دوایر مالی، تولید و انبار همچنان صاحب سیستمهای خود  هستند با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصلند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می کند می تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند .»(حسابرس ، ۱۳۸۳)

شاید کلاسیک ترین مثال عملی ضرورت بکارگیری  ERP، مسئله دریافت سفارش جدیدی برای ساخت و تحویل یک محصول باشد. فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک واحد تولیدی با چنین رویدادی روبرو شده اید. در صورتیکه این کالا در انبار موجود نباشد، باید نوع و تعداد قطعات و یا مواد اولیه مورد نیاز را مشخص کرده و برای خرید به واحد تدارکات بدهید. به طور موازی باید برنامه تولید را برای واحد تولید مشخص کنید. اگر تجهیزات شما در حال سرویس و یا تعمیر باشد، مشکل جدیدی پیش خواهد آمد. همین طور اگر پرسنل متخصص نداشته باشید. اسناد مالی برای تخمین قیمت تمام شده باید به واحد مالی یا حسابداری صعتی ارائه شوند. امور مربوط به ورود و خروج کالا در انبار نیز موضوع جداگانه ای است . ایجاد هماهنگی بین همه این کارها، علاوه بر هزینه و زمان، توان فکری زیادی را مصرف می کند که تنها از عهده یک سیستم ERP بر می آید.

 ۲- سابقه تاریخی ERP

«مفهوم ERP برای اولین بار در دهه ۱۹۶۰ به وجود آمد. تا سال ۱۹۷۲، ERP مفهومی بدون نام بود که در هیچ طبقه بندی خاصی قرار نمی گرفت . در سال ۱۹۷۲، پنج تن از مدیران IBM از سمت خود استعفا داده و جهت تحقق مفهوم ERP، شرکت (SAP)[iii] را تأسیس کردند و امروزه یکی از پیشگامان جهانی نرم افزارهای ERP به شمار می روند . » (روش ، ۱۳۸۳)

ERP در واقع نسل جدیدی از سیستمهای اطلاعاتی است که [iv](MIS) نسل قدیمی تر آن به حساب می آید. برای درک بهتر این موضوع، بی فایده نیست که نگاهی به تاریخچه سیستمهای اطلاعاتی بیندازیم.

« به طور کلی روند رشد  وتغییر سیستم های کامپیوتری را می توان به سه نسل تقسیم کرد :

نسل اول : سیستم های جزیره ای

از دهه ۶۰ میلادی به بعد ، با ارزان تر شدن کامپیوترها و تجهیزات آن (در آن زمان هنوز کامپیوترهای Mainframe یکه تاز دنیای کامپیوتر بودند) و همچنین با توجه به قدرتی که این سیستم ها در پردازش اطلاعات از خود نشان می دادند. شرکت های بزرگ مایل به استفاده از این سیستم ها شدند. در مرحله اول این سیستم ها بیشتر در مکان هایی که پردازش اطلاعات مهم بود، مورد استفاده قرار می گرفتند. امور مالی، محاسبه حقوق و دستمزد و انبارداری از این نوع سیستم ها می باشند، روند رو به گسترش استفاده از کامپیوترها بخصوص در دهه ۷۰ میلادی با پا به عرصه گذاشتن کامپیوترهای شخصی وارد دوره جدیدی شد. در این دوره علاوه بر قدرت محاسباتی کامپیوترها، ظرفیت نگهداری اطلاعات آنها و سرعت دسترسی به این گونه اطلاعات نیز مورد توجه قرار گرفت. در دهه ۸۰ میلادی با فراگیر شدن کامپیوترهای شخصی حتی مؤسسات کوچک نیز قادر به اتوماسیون سیستم های خود بودند. هر چند راه اندازی چنین سیستم هایی نیاز به پرداخت هزینه های آن داشت ولی خیلی زود باعث کاهش شدید هزینه های بخشی که از این سیستم ها استفاده می کردند، می شد. در این دوره هر بخش سازمان دارای سیستم های کامپیوتری بود و این سیستم ها مستقل از یکدیگر به کار خود مشغول بودند، به همین دلیل این سیستم ها را سیستم های جزیره ای می خوانند. با توضیحاتی که داده شد این سیستمها دارای خصوصیات زیر هستند :

۱- ارتباط قوی اطلاعاتی بین آنها نیست[v] ، وجود طراحیهای مستقل و نامرتبط[vi] باعث شده که گردش اطلاعات در هر سیستم محصور به خودش باشد و فقط در بعضی حالات یک ارتباط ضعیف و پر دردسر به صورت «ارسال رکورد» بین آنها وجود داشته باشد.